KI für Hausverwaltungen
Ihr autonomer KI-Mitarbeiter für die Hausverwaltung.
Er übernimmt die Arbeit – Ihr Team behält die Entscheidungen.
Das Problem
Hausverwaltung läuft auf Zuruf.
- 01
Alles kommt gleichzeitig.
Telefon, E-Mail, Portal: Anliegen kommen über viele Kanäle – oft dann, wenn niemand im Büro ist.
- 02
Routine frisst den Tag.
Schäden, Rückfragen, Abrechnungen: Wiederkehrende Vorgänge binden Ihr Team, statt Zeit für Eigentümer und Objekte zu lassen.
- 03
Wissen steckt in Ordnern und Köpfen.
Antworten liegen verstreut in Unterlagen, Postfächern und der Erfahrung Einzelner.
Was VoroAI übernimmt
Von der Mieteranfrage bis zur Abrechnung.
In jedem Funktionsfeld arbeitet VoroAI Vorgänge Schritt für Schritt ab. Was nach außen geht, geben Sie frei – oder schalten es je Aufgabe frei.
01
Kommunikation
VoroAI versteht Anfragen von Mietern und Eigentümern, sucht die Antwort in Ihren Unterlagen und formuliert sie – per Telefon, E-Mail oder Portal.
- Mieter- und Eigentümeranfragen
- Telefon, E-Mail, Portal
- Rundschreiben
- Beschwerden
- Eigentümerin fragt per E-Mail nach dem Stand der Fassadensanierung · Musterstraße 1
- Eingang: Anliegen erkannt und dem Objekt zugeordnet (intern, automatisch)
- Recherche: Stand aus Protokoll und Auftragslage zusammengefasst (intern, automatisch)
- Antwort: Antwort an die Eigentümerin formuliert (wartet auf Freigabe)
- Bestätigung: Eingangsbestätigung gesendet (selbst erledigt – freigeschaltet)
Illustration mit fiktiven Daten 02
Technische Verwaltung
Vom ersten Hinweis bis zur Erledigung: VoroAI nimmt Schäden auf, steuert Handwerker und Versicherung und behält Wartungen und Prüfpflichten im Blick.
- Schadensmanagement
- Handwerker
- Versicherung
- Wartungen & Prüfpflichten
- Verkehrssicherung
- Mieterin meldet: Wasser tritt aus der Decke im Bad · Musterstraße 1, Whg. 3
- Erfassung: Meldung aufgenommen und Objekt zugeordnet (intern, automatisch)
- Auftrag: Leckortung beauftragen (wartet auf Freigabe)
- Versicherung: Schaden gemeldet (freigegeben von Ihrem Team)
- Kommunikation: Mieterin informiert (selbst erledigt – freigeschaltet)
Illustration mit fiktiven Daten 03
Kaufmännische Verwaltung
VoroAI gleicht Zahlungen ab, bereitet Mahnungen vor, prüft Rechnungen gegen Aufträge und arbeitet Ihnen bei Abrechnungen und Wirtschaftsplan zu.
- Zahlungseingänge
- Mahnwesen
- Rechnungsprüfung
- Nebenkosten- und Jahresabrechnung
- Wirtschaftsplan
- Monatsabgleich der Zahlungseingänge · Musterstraße 1
- Abgleich: Zahlungseingänge den Mietkonten zugeordnet (intern, automatisch)
- Prüfung: Offene Miete in Whg. 4 erkannt (intern, automatisch)
- Mahnwesen: Zahlungserinnerung vorbereitet (wartet auf Freigabe)
- Rechnungen: Handwerkerrechnung mit dem Auftrag abgeglichen (intern, automatisch)
Illustration mit fiktiven Daten 04
Vermietung
VoroAI beantwortet Interessenten, koordiniert Besichtigungen und prüft Bewerbungen auf Vollständigkeit. Die Auswahl der Mieter trifft immer Ihr Team.
- Interessenten
- Besichtigungen
- Bewerberprüfung
- Übergaben
- Kaution
- Neue Anfrage zur freien Wohnung · Musterstraße 1, Whg. 6
- Interessent: Anfrage beantwortet, Unterlagen angefordert (selbst erledigt – freigeschaltet)
- Besichtigung: Besichtigungstermine vorgeschlagen (wartet auf Freigabe)
- Bewerbung: Bewerbungsunterlagen auf Vollständigkeit geprüft (intern, automatisch)
- Entscheidung: Auswahl der neuen Mieter (Entscheidung bei Ihrem Team)
Illustration mit fiktiven Daten 05
WEG & Eigentümer
VoroAI bereitet Versammlungen vor, entwirft Protokolle, pflegt die Beschlusssammlung, treibt die Umsetzung voran und erstellt Eigentümerberichte.
- Einladung
- Protokoll
- Beschlusssammlung
- Umsetzung
- Eigentümerberichte
- Nach der Eigentümerversammlung · Musterstraße 1
- Protokoll: Protokoll-Entwurf erstellt (wartet auf Freigabe)
- Beschlüsse: Beschlusssammlung ergänzt (intern, automatisch)
- Umsetzung: Angebote für die beschlossene Dachreparatur angefragt (freigegeben von Ihrem Team)
- Bericht: Eigentümerbericht vorbereitet (wartet auf Freigabe)
Illustration mit fiktiven Daten
Wir bauen VoroAI gemeinsam mit Hausverwaltungen Schritt für Schritt aus. Welche Aufgaben heute schon laufen, zeigen wir Ihnen in der Demo.
Autonomie
Sie entscheiden je Aufgabe: vorbereiten oder selbst erledigen.
Sie beginnen mit Vorbereitung und Freigabe und erweitern dort, wo Sie VoroAI vertrauen. Die Einstellung können Sie je Aufgabe jederzeit ändern.
- Vorbereiten
VoroAI bereitet vor, Ihr Team gibt frei.
Der Standard für jede Aufgabe: Entwürfe liegen bereit, Ihr Team prüft, passt an und gibt mit einem Klick frei.
- Selbst erledigen
Routine, die Sie freischalten.
Für klar abgegrenzte Aufgaben – etwa eine Eingangsbestätigung – schalten Sie die Freigabe ab. VoroAI erledigt sie selbst, jede Aktion wird protokolliert.
- Immer beim Menschen
Entscheidungen über Personen.
Die Auswahl von Mietern, Kündigungen und andere Entscheidungen über Menschen trifft immer Ihr Team. VoroAI bereitet nur die Unterlagen vor.
Nach außen geht nichts, was Sie nicht freigegeben oder ausdrücklich freigeschaltet haben. Interne Zusammenfassungen an Ihr Team erhalten Sie automatisch.
Integration
Ihre Systeme bleiben.
VoroAI ersetzt keine Software. Es arbeitet mit Ihren bestehenden Systemen und bereitet Vorgänge dort vor, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.
Verwaltungssoftware
Ihre bestehende Verwaltungssoftware bleibt das führende System.
Telefon
Ihre Rufnummer bleibt – Anrufe werden bei Nichtannahme weitergeleitet.
E-Mail
Ihre bestehenden Postfächer, Antworten als Entwurf.
Dokumente
Ihre bestehende Ablage, Vorschläge zur Einsortierung.
Datenschutz
DSGVO-konform.
Was vertraglich und technisch gilt – ohne Zertifikats-Versprechen, die wir nicht halten können.
- Speicherung in der EU, Hauptspeicher in Frankfurt
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- Kein Training auf Ihren Daten
- Alle Dienstleister offengelegt im AVV
- Verschlüsselte Übertragung (TLS) sowie verschlüsselte Datenträger und Backups
Die vollständige Liste der Dienstleister und unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen erhalten Sie mit dem AVV.
FAQ
Häufige Fragen
Was ist VoroAI genau?
VoroAI ist ein KI-Mitarbeiter für Hausverwaltungen. Er übernimmt Arbeit aus allen Funktionsfeldern – Kommunikation, technische und kaufmännische Verwaltung, Vermietung, WEG – und arbeitet Vorgänge Schritt für Schritt ab. Was nach außen geht, geben Sie frei oder schalten es je Aufgabe frei.
Arbeitet VoroAI vollautomatisch?
Nur dort, wo Sie es je Aufgabe ausdrücklich freischalten. Standard ist: VoroAI bereitet vor, Ihr Team gibt frei. Entscheidungen über Personen – etwa die Auswahl von Mietern oder eine Kündigung – trifft immer Ihr Team.
Was, wenn die KI falsch liegt?
Deshalb ist der Entwurf der Standard: Ihr Team sieht jeden Schritt, bevor er nach außen geht, und kann ihn anpassen oder ablehnen. Ist sich VoroAI unsicher oder fehlt ein Beleg in Ihren Unterlagen, gibt es den Vorgang an Ihr Team ab, statt zu raten. Selbst erledigt wird nur, was Sie dafür freigeschaltet haben.
Was kann VoroAI heute schon?
Wir bauen VoroAI gemeinsam mit Hausverwaltungen Schritt für Schritt aus. Welche Aufgaben heute schon laufen, zeigen wir Ihnen in der Demo.
Müssen wir unsere bestehende Software ersetzen?
Nein. VoroAI arbeitet mit Ihrer bestehenden Verwaltungssoftware, Ihrer Rufnummer und Ihren Postfächern zusammen. Ihre Systeme bleiben führend.
Wie läuft die Einführung ab?
Wir analysieren gemeinsam Ihre wichtigsten Abläufe, richten VoroAI mit Ihren Objektinformationen und Ansprechpartnern ein und verbinden es mit Ihrer Rufnummer und Ihren Postfächern. Danach starten wir mit ausgewählten Vorgängen.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
Ihre Daten werden in der EU gespeichert, Hauptspeicher in Frankfurt. Alle eingesetzten Dienstleister legen wir im AVV offen – mit EU-Standardvertragsklauseln, wo nötig.
Funktioniert VoroAI auch außerhalb der Bürozeiten?
Dafür ist VoroAI gebaut: Wenn niemand abnimmt, nimmt VoroAI den Anruf an, sagt offen, dass es eine KI ist, erfasst das Anliegen und schickt Ihrem Team eine Zusammenfassung. Antworten an Mieter liegen als Entwurf bereit.
Was kostet VoroAI?
Der Preis richtet sich nach Umfang und Abläufen. Im Pilot vereinbaren wir ihn gemeinsam nach dem ersten Gespräch.
Für welche Hausverwaltungen eignet sich VoroAI?
Für Hausverwaltungen, bei denen täglich viele Anliegen per Telefon und E-Mail eingehen und das Team entlastet werden soll, ohne die Kontrolle abzugeben.
Sehen Sie VoroAI in 15 Minuten.
Kostenlos und unverbindlich. Wir zeigen Ihnen die Abläufe live in einer Demo-Umgebung.
Oder schreiben Sie uns an info@voroai.de